El primer paso para negociar es establecer en dónde estamos y qué queremos conseguir.
Antes de llegar al lugar en donde nos encontraremos con la contraparte, que puede ser oficial, de negocios, puede tener que ver con comprar y vender, necesito tener un buen diagnóstico. Un análisis de contexto, ¿por qué para mí es importante entrar en contacto con esta otra organización? ¿Qué espero resolver con ellos? ¿Qué preguntas tengo con respecto al contexto? Es importante determinar cuál es nuestro mínimo aceptable, y nuestro techo, el tope máximo que estamos dispuestos a aceptar, tanto si actuamos en el rol de vendedores, como en el de compradores. Uno puede comprar y vender ideas, lo hacemos de modo casual todo el tiempo. Se trata de tener la actitud "convénceme si puedes" para estructurar un argumento ganador.
Ejemplo, queremos establecer con el estado unas modificaciones en la política pública con respecto a los derechos de autor y reproducción de obras de arte con el objetivo de ampliar las posibilidades de venta de fotografías de pinturas y esculturas para la producción de libros, y queremos que el estado nos ayude a mediar con esas organizaciones de la industria editorial, que sin duda son más grandes que nosotros, para que el acuerdo sea más justo y equitativo.
Otro ejemplo es el que encontramos recientemente, ¿qué problemas hay para la comercialización de obras de arte? Y encontramos que tiene que ver con situaciones de riesgo para los creadores porque muchos de ellos han tenido problemas con cheques de dudosa procedencia. ¿Cómo verificar a los compradores y evitarnos líos con la justicia? La solución pasa con realizar una serie de reuniones con las autoridades relacionadas con el tema para que nos guíen sobre cómo actuar en estos casos.
Si la reunión con las autoridades fuera en el sector de jóvenes, probablemente buscarán negociar con respecto a las acciones del Esmad sobre las movilizaciones. Y si hacemos un proyecto con jóvenes, con mucha probabilidad nos alcanzarán padres y maestros a preguntar y a poner condiciones sobre la participación de los muchachos en los partidos de fútbol departamentales, por ejemplo.
En cada paso que damos vamos a tener que entrar en contacto con otros grupos de interés, así que las oportunidades de negociar son múltiples. Lo primero es recordar que negociamos con gente, negociar es como hablar con los demás de una manera tranquila, a veces formal, pero con mucho respeto, algunas personas le imprimen calidez al encuentro, se toman su tiempo para construir relaciones.
Entender el punto de vista de la contraparte que puede no estar de acuerdo, en las negociaciones que implican víctimas y victimarios, por ejemplo, de entrada no hay confianza, ninguna, y sin embargo llegan a acuerdos.
Luego, si nuestros puntos de vista no son tan antagónicos como en esos casos, es seguro que llegaremos a alguna solución, es importante sobretodo mantener el clima de colaboración, de querer trabajar juntos, incluso en negociaciones con organizaciones internacionales, quienes nos contratan en el exterior son nuestros coequiperos y todos quieren que las actividades culturales o de comercio se lleven en los mejores términos y en un escenario de “todos ganan” que quiere decir que vamos a trabajar juntos para conseguir mejores objetivos que si cada uno hace la tarea por separado.
Éstos son acuerdos de integración, integración horizontal entre pares, 8 bandas de rock se reúnen para un gran concierto que llenará un estadio, o integración vertical, unos talleres satélites de moda se comprometen con una multinacional de retail, que tiene almacenes de ropa en muchos países del continente, a producir blue jeans con las características que pide el comprador.
Luego, a todos les interesa que las negociaciones salgan bien porque es redituable, en términos económicos, o de posicionamiento de marca, o en oportunidades de capacitación para nuestra gente, entre otros aspectos que pueden llegar a negociarse, la cesión en el uso de una máquina (nos la van a prestar), o en el uso de un inmueble, ustedes organicen la programación de la Casa de la Cultura.
"...algunas personas le imprimen calidez al encuentro, se toman su tiempo para construir relaciones.".
Entonces volviendo al inicio, si yo conozco todos los aspectos de lo que se va a negociar, puedo preparar un material para mostrar, puede ser un catálogo impreso, una presentación en Power Point, una carpeta que les voy a entregar para que se lleven con ellos, un mostrario de telas, de artesanías, un prototipo, una maqueta sobre la que les voy a contar la manera cómo hemos pensado resolver una obra pública, una sala de exposiciones, las adecuaciones a un teatro, los materiales a utilizar, los colores del diseño, unas fotografías con modelos de pasarela.
Incluso existen eventos con el formato de Show Room como Colombiamoda, por ejemplo, en donde hacen presentaciones en pasarela, shows en vivo, festivales. Los hay para la música, hay ferias artesanales, ruedas de negocios, kermesses, ferias gastronómicas, entre otros.
Las negociaciones tienen agenda, si son encuentros uno a uno entre compradores y vendedores, todos los empresarios quieren mostrar sus productos y los organizadores establecerán un tiempo relativamente corto para cada uno, 20 minutos. Existen PITCH en cine de 5 minutos, piensen que le van a contar a un alto ejecutivo sobre los beneficios de su bien o servicio en el recorrido que el señor hace desde su oficina hasta el ascensor, aún, se encontraron con el señor en el ascensor, y quieren contarle en qué van y cuándo los puede recibir para una cita. Si al señor no le interesa, no lograrán su cometido. Luego, el tiempo es muy breve, estas citas se establecen por cronograma, y el sentido de tener unos materiales visuales para apoyar la presentación es ahorrar tiempo. También vale la pena pensar en una comunicación persuasiva.
Luego, después de tener conocimiento de nuestro contexto, el diagnóstico, incluso nuestro DOFA (Debilidades, Oportunidades, Fortalezas, Amenazas) que no es más que saber ¿en qué somos realmente buenos y qué nos falta?, y ¿qué aspectos del entorno inmediato nos favorecen o se nos volvieron un obstáculo? Un ejemplo, los campesinos quieren sacar sus productos a la ciudad pero se cayó un árbol en la carretera, y tienen que ir a pedir que les ayuden negociando el plazo para las obras, la negociación es mirando a ver si les pueden solucionar antes, tenemos que construir unas piezas gráficas, unas maquetas, un mostrario que sea lo más claro posible para ahorrar discursos innecesarios. Vamos al punto porque el cliente se nos fue.
En negocios internacionales enseñan que a los japoneses, por ejemplo, les gusta reunirse en una cena con toda la familia del negociador para conocer sus costumbres y ver si es el socio adecuado, puede hacerse, dicen que los mejores negocios se cierran en torno a una rica cena, en los eventos hay generalmente actividades sociales para que la gente se conozca y haga networking. En el sector de los rockeros, por ejemplo, todo el mundo se conoce porque hay muchas actividades de capacitación y con la prensa en torno a los proyectos musicales, solo deben acercarse si les interesa participar con su banda, el Estado hace muchas convocatorias a lo largo del año, y socializar es muy importante porque ahí aprendemos de los otros sus mejores prácticas de industria.
Es motivante sentirse parte de un grupo.
Al final, hay que tener cuidado con no perder el objetivo, la charla entre pares o con un cliente puede tomar muchas rutas pero no se nos puede olvidar a qué hemos venido. Con amabilidad pero con firmeza puede uno centrar nuevamente la discusión en el tema por resolver hasta cerrarlo, cerrar quiere decir que hemos llegado a un acuerdo, si es económico, que la cantidad de producto, el precio y las condiciones del servicios son aceptadas por las partes. Si es una petición o canje de servicios, que las partes están de acuerdo y que lo que acordamos se va a llevar a cabo.
Hay que tener en cuenta los cronogramas para poderle cumplir al cliente lo que hemos pactado, o que nos cumplan con los requerimientos que hicimos. Esto implica conocer nuestra capacidad técnica, cuentan que a algún exportador le pidieron llenar un container de un barco con 5 millones de blue jeans para llevar a la China de un día para otro y que no pudo negociar porque no tenía la infraestructura, el equipo humano, el respaldo financiero para comprar insumos, entre otros, para dar respuesta a esa solicitud.
Luego, los clientes sí los hay, hay que establecer a cuáles podemos atender en el corto plazo, con miras a mejorar esa productividad en el mediano y largo plazo. En una negociación también es lícito decir que no, siendo empático y sabiendo que es un tema de todos los días en las empresas.
Los contratiempos también ocurren, luego solo es cuestión de ponerle el mejor ánimo, "ustedes saben cómo son estas cosas", y sobre todo, actuar de buena fe, no olvidar la ética en todos los aspectos de la vida, y la amabilidad, buenos días, por favor y gracias. Todo lo demás es superable, y estamos aprendiendo cada día de la experiencia. Eso es válido para todas las edades, del error se aprende.
Hay que construirse para sí un espíritu calmado que le permita a uno tener al máximo posible el control de la situación, y eso lo da el conocimiento, hay que estar leyendo y preparándose en todos los temas de la empresa.
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